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Chargé(e) d'accueil et d'information

Type de contrat

CDD du 17/04/2023 au 30/09/2023

Pôle d’activité / Métier

Dispositif

Lien hiérarchique

Responsable financier, contrôle de gestion et pilote des dispositifs

Mission générale

Le/la chargé(e) d’accueil et d’information anime et organise l’espace d’accueil et d’information sur le site de l’Association. Il accueille le public, l’écoute et recueille sa demande, l’informe et l’oriente. Il accompagne les bénéficiaires à accéder, à comprendre et à utiliser les informations dont il a besoin pour son projet de transition professionnelle. Il assure le premier niveau de saisie informatique dans le SI.

Activités

Ecoute, analyse et traitement des demandes (accueil physique, téléphonique, échanges, courriers, mails)
Suivi des évolutions liées à l’environnement socio-économique, de la formation professionnelle et de l’offre de service de l’ATPro et des dispositifs de formation
Participation à des réunions et/ou groupes de travail
Information sur l’opérateur CEP

Activités spécifiques

Participation à la permanence téléphonique et à l’accueil physique
Effectuer à la demande du hiérarchique, tout travail nécessaire à la bonne marche des services
Contrôler les résultats de son action dans une démarche d’amélioration continue
Participer à l’amélioration des procédures
Participer activement à la démarche qualité (pilotage de processus, audit, SI…)
Promouvoir l’image de l’Association

Compétences techniques :

Cadre législatif et règlementaire
Applicatifs métier, outils et logiciels
Procédure et outils de gestion administrative
Connaissance du tissu économique du territoire et acteurs locaux
Gestion de la relation partenariale
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Compétences transversales

Compétences managériales

NON CONCERNÉ

Relations transverses

Interne : Chargé d’instruction des dispositifs / Chargé de gestion des dispositifs / Référent en parcours de formation
Externe : Opérateur régional CEP / SPRO / Partenaires de la formation

Suivi de l’actualité

Entretien annuel de progrès

Entretien professionnel : tous les 2 ans et bilan tous les 6 ans

Indice et classification

Indice : 230
Statut : Employé

Vous souhaitez postuler sur ce poste ?

Alors n’hésitez plus et déposez votre candidature accompagnée de votre CV ainsi que d’une lettre de motivation, à l’adresse suivante : ckauffmann@transitionspro-grandest.fr

Chargé(e) de gestion des dispositifs

Type de contrat

CDI

Pôle d’activité / Métier

Dispositif

Lien hiérarchique

Responsable financier, contrôle de gestion et pilote des dispositifs

Mission générale

Le/la chargé(e) de gestion des dispositifs assure le règlement et la gestion des demandes de remboursement des dossiers CDI-CDD sous contrat. Il contrôle et paye les factures des organismes de formation, rembourse les rémunérations aux employeurs, répond aux stagiaires, organismes de formation et employeurs. Il s’assure de la bonne fin du dossier.

Activités

Assurer le suivi et les engagements des dispositifs jusqu’à la clôture des dossiers
Réceptionner (physiquement ou de manière dématérialisée) et traiter les documents (certificats de réalisation, justificatifs, factures…)
Déclarer la non-conformité et effectuer un suivi des documents attendus
Calculer les sommes à verser aux organismes de formation, employeurs et stagiaires
Gestion des relations avec les bénéficiaires, employeurs, organismes de formation avec les outils de communication mis à disposition et en assurer la traçabilité
Assurer la réception du courrier et sa diffusion en sein de la structure
Créer les fiches d’établissements dans le système informatique et assurer leur suivi
Participer à l’activité de relance des documents nécessaires aux décaissements
Préparer les échéances de virement, le pilotage de la mission et son suivi auprès du Trésorier
Participer à la permanence téléphonique et à l’accueil du public
Polyvalence en cas de nécessité sur l’instruction des dispositifs et à la demande du manager

Activités spécifiques

Assurer les missions spécifiques (individuelles et/ou ponctuelles : avance sur salaire, import des RIB dans le système informatique, …) au service gestion
Participer à l’activité le cas échant, de contrôle des centres de formation conjointement avec la personne en charge de la mission qualité OF
Effectuer à la demande du hiérarchique, tout travail nécessaire à ma bonne marche des services
Contrôler les résultats de son action dans une démarche d’amélioration continue
Participer à l’amélioration des procédures
Participer activement à la démarche qualité (pilotage de processus, audit, SI …)
Promouvoir l’image de l’Association

Compétences techniques :

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Procédure et outils de gestion administrative
Analyse et gestion documentaire
Capacité de rédaction
Cadre législatif et réglementaire (Guide France Compétences
Applicatifs métier, outils et logiciels

Compétences transversales

Compétences managériales

NON CONCERNÉ

Relations transverses

Interne : Responsable de services / Chargé d’instruction des dispositifs / Comptable
Externe : Organismes administratifs et sociaux / Bénéficiaires / Employeurs / OF

Suivi de l’actualité

Entretien annuel de progrès

Entretien professionnel : tous les 2 ans et bilan tous les 6 ans

Indice et classification

Indice : 230 sur 13 mois + prime de vacances annuelle : 110 points au prorata temporis
Statut : Employé

Vous souhaitez postuler sur ce poste ?

Alors n’hésitez plus et déposez votre candidature accompagnée de votre CV ainsi que d’une lettre de motivation, à l’adresse suivante : ckauffmann@transitionspro-grandest.fr